كيفية تحسين مهارات الاستماع للاتصال الفعال في مكان العمل
لدينا أذنان وفم واحد لسبب ما - يعتمد التواصل الفعال على استخدامها بشكل متناسب ، وهذا ينطوي على امتلاك مهارات استماع جيدة.
قد لا يبدو مكان العمل في القرن الحادي والعشرين كما كان عليه قبل انتشار COVID-19 في جميع أنحاء العالم كالنار في الهشيم ، لكن هذا لا يعني أنه يمكنك الاسترخاء في معايير العمل. إذا كان هناك أي شيء ، فإن اجتماعات Zoom والمكالمات الجماعية والوقت المستمر الذي يقضيه خلف الشاشة قد خلقت مستوى أعلى من التوقعات للوفاء بالآداب والتواصل. وهذا يتجاوز مجرد كتم صوت الميكروفون أثناء الاجتماع.
لطالما كان الاتصال الفعال في مكان العمل موضوع نقاش لعقود من الزمن ، ومع ذلك ، نادرًا ما يتم تناوله أو تنفيذه بسبب نقص الوعي والملكية الشخصية من قبل جميع الأطراف.
لا يقتصر التواصل الفعال على التحدث بوضوح أو إيجاد الاختيار المناسب للكلمات. يبدأ بالاستماع المتعمد والحضور. إليك كيفية تحسين مهارات الاستماع لديك من أجل التواصل الفعال في مكان العمل.
استمع لتفهم، لا لتتحدث
هناك اختلافات صارخة بين الاستماع والسمع. يتضمن الاستماع النية والجهد المركّز والتركيز ، في حين أن السمع ينطوي ببساطة على مستوى منخفض من الوعي بأن شخصًا آخر يتحدث. الاستماع هو نشاط تطوعي يسمح للمرء أن يكون حاضرًا وفي الوقت نفسه يكون السمع سلبيًا وبلا مجهود.
أيهما تفضل أن ينفذه زملاؤك أثناء العرض التقديمي على مستوى شركتك؟ انها لا التفكير.
يمكن أن يكون الاستماع أحد أقوى الأدوات في ترسانة الاتصالات الخاصة بك لأنه يجب على المرء أن يستمع لفهم الرسالة التي يتم إخباره بها. نتيجة لهذا الفهم الأعمق ، يمكن تبسيط الاتصال لأن هناك مستوى أعلى من الفهم من شأنه تسهيل أسئلة المتابعة العملية والمحادثات وحل المشكلات. وفقط لأنك سمعت شيئًا لا يعني أنك فهمته بالفعل.
نحن نأخذ هذا كأمر مسلم به يوميًا ، لكن هذا لا يعني أنه يمكننا استخدام ذلك كعذر.
يقوم دماغك بمسح بيئتك باستمرار بحثًا عن التهديدات والفرص والمواقف لتعزيز قدرتك على تعزيز بقائك على قيد الحياة. ومع ذلك ، في حين أننا قد تجاوزنا كثيرًا أيام القلق بشأن أكل الحياة البرية ، فإن الدوائر العصبية المسؤولة عن هذه الآليات لا تزال مرتبطة بعلم النفس والمعالجة العصبية لدينا.
المثال الكلاسيكي على ذلك هو تكوين الذكريات. مثال على ذلك: أين كنت يوم 3 يونيو 2014؟ بالنسبة لمعظمكم من يقرأ هذا المقال ، سيصبح عقلك فارغًا تمامًا ، وهذا ليس بالضرورة سيئًا.
الدماغ أكثر كفاءة من أن يحتفظ بكل التفاصيل حول كل حدث يحدث في حياتك ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أن العديد من الأحداث التي تحدث ليست دائمًا بهذه الأهمية. لا يهتم الدماغ - ولا ينبغي - بما أكلته على الغداء قبل ثلاثة أسابيع أو لون القميص الذي ارتديته في لعبة الجولف الشهر الماضي لكن بالنسبة لأولئك الذين يتذكرون مكان وجودك في الثالث من يونيو 2014 ، فمن المحتمل أن يكون لهذا التاريخ نوعًا من الأهمية بالنسبة لك. ربما كان عيد ميلاد أو ذكرى سنوية. ربما كان هذا هو اليوم الذي ولد فيه طفلك. كان من الممكن أن يكون يومًا فقدت فيه شخصًا مميزًا في حياتك.
بغض النظر عن الظروف ، يتم تحفيز الدماغ بشكل كبير من خلال العاطفة والمشاركة ، وهذا هو سبب تخزين الذكريات عادة في هذه المواقف. عندما يتم تنشيط المراكز العاطفية في الدماغ ، من المرجح أن يتذكر الدماغ حدثًا ما. [2] وهذا صحيح أيضًا عندما يتم تطبيق النية والتركيز على الاستماع إلى محادثة.
إن استخدام هذه المسارات البدائية للبقاء على قيد الحياة لتحسين اتصالاتك في مكان العمل هو أمر لا يحتاج إلى تفكير — بالمعنى الحرفي والمجازي.
التركيز المتعمد والجهود المركزة ستؤتي ثمارها على المدى الطويل لأنك ستحتفظ بمزيد من المعلومات وسيكون لديك وقت أسهل في تذكرها على الطريق ، مما يجعلك تبدو كنجم مميز أمام زملائك وزملائك في العمل. حان الوقت لتقبيل أيام تدوين الملاحظات تلك بعيدًا!
التواصل الفعال ليس دائمًا من خلال الكلمات
بينما نربط عادةً التواصل بالكلمات والتأكيدات اللفظية ، يمكن أن يأتي الاتصال بجميع الأشكال والأشكال. في عصر اجتماع Zoom الذي نعيش فيه ، أصبح من الصعب جدًا استخدام وفهم هذه الأشكال الأخرى من اللغة. وهذا لأنه يسهل رؤيتها عادةً عندما نجلس وجهًا لوجه مع الشخص الذي نتحدث إليه. [3]
يمكن أن تلعب لغة الجسد دورًا مهمًا في كيفية تفسير كلماتنا وتواصلنا ، خاصةً عندما يكون هناك انقطاع في الاتصال. [4] عندما يخبرك شخص ما بشيء واحد ، ومع ذلك فإن لغة جسده تصرخ بشيء مختلف تمامًا ، فمن الصعب التخلي عن ذلك. يبدأ دماغنا على الفور في البحث عن مزيد من المعلومات ويحثنا حتمًا على المتابعة بأسئلة من شأنها أن توفر وضوحًا أكبر للموقف في متناول اليد. وفي الواقع ، فإن عدم قول شيء ما قد يكون بنفس أهمية قول شيء ما بالفعل.
يمكن أن توفر خيارات الاتصال غير اللفظية التي يتم تجاهلها بشكل شائع مجموعة كبيرة من المعلومات حول النوايا والعواطف والدوافع. نقوم بذلك دون وعي ، ويحدث مع كل مواجهة ومحادثة وتفاعل نشارك فيه. يكمن السحر في استخدام هذه الإشارات وتفسيرها النشط لتحسين مهاراتك في الاستماع ومهارات الاتصال لديك.
صُممت أدمغتنا لتفسير عالمنا ، وهذا هو السبب في أننا جيدون جدًا في التعرف على الفروق الدقيقة والانفصال الأساسي في لقاءاتنا غير الرسمية. لذلك ، عندما نبدأ في ملاحظة الرسائل المتضاربة بين الاتصال اللفظي وغير اللفظي ، يأخذنا دماغنا في مسار استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
ما هي الرسائل التي تتوافق مع هذا الموضوع بمرور الوقت؟ ما هي العبارات التي لا تتوافق مع ما يحاولون حقًا إخباري به؟ كيف أفسر كلماتهم ولغة جسدهم؟
افترض أننا نريد تقسيم الأشياء إلى أبعد من ذلك. في هذه الحالة ، يجب على المرء أن يفهم أن لغة الجسد عادة ما تكون حدثًا غير واعٍ ، مما يعني أننا نادرًا ما نفكر في لغة جسدنا. يحدث هذا لأن تركيز دماغنا الأساسي ينصب على تجميع الكلمات والعبارات معًا للتواصل اللفظي ، والذي يتطلب عادةً مستوى أعلى من المعالجة. هذا لا يعني أن لغة الجسد ستقول الحقيقة دائمًا ، ولكنها توفر أدلة لمساعدتنا في تقييم المعلومات ، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا على المدى الطويل.
يمكن أن يوفر لك تفسير لغة الجسد بنشاط ميزة في مهارات الاتصال الخاصة بك. يمكن أيضًا استخدامه كأداة للتواصل مع الشخص الذي تتحدث إليه. هذه العملية متأصلة بعمق في نسيجنا البشري وتستخدم أساليب مماثلة يستخدمها الأطفال أثناء تعلم مهارات جديدة من سمات والديهم خلال السنوات الأولى من التطور.
يمكن أن يؤدي عكس وضع الشخص أو موقفه إلى إنشاء رابطة دقيقة ، مما يسهل الشعور بالشعور ببعضنا البعض. يتم تشغيل هذه العملية عن طريق تنشيط مناطق معينة من الدماغ من خلال تحفيز الخلايا العصبية المتخصصة التي تسمى الخلايا العصبية المرآتية. يتم تنشيط هذه الخلايا العصبية المعينة أثناء مشاهدة فرد ما ينخرط في نشاط أو مهمة ، مما يسهل التعلم والاصطفاف والفهم. كما أنها تسمح للشخص الذي يشاهد إجراء ما ليصبح أكثر كفاءة في تنفيذ الإجراء جسديًا ، وخلق تغييرات في الدماغ ، وتغيير البنية العامة للدماغ لتعزيز ناتج هذا النشاط المختار.
يمكن أن يجعلك الاستماع بنية تفهم زميلك ، وعندما تقترن مع لغة الجسد المتطابقة ، يمكنك أن تجعل زميلك يشعر وكأنكما متشابهان. يمكن أن تسهل هذه الحيلة البسيطة رابطة أكبر للفهم والتواصل في جميع جوانب المحادثة.
تخلص من كل مصادر الإلهاء ، مرة واحدة وإلى الأبد
كما يقول جيم رون ، "من السهل أيضًا عدم القيام به". وهذا هو المبدأ الأساسي الذي سوف يستمر في جميع جوانب الاتصال. تشتيت الانتباه هي طريقة مؤكدة لضمان عدم فهم أو تفسير المحادثة ، والتي بدورها ستؤدي إلى عدم الكفاءة وأساس ضعيف للتواصل.
لا ينبغي أن يكون هذا مفاجئًا ، لا سيما في هذا العصر حيث يشتت انتباه الناس باستمرار عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم إلى ما لا نهاية. نحن عالقون في قاعدة ثقافية اختطفت حبنا لاندفاع الدوبامين المسبب للإدمان وغيرت قدرتنا على تركيز جهودنا حقًا على المهمة التي في متناول اليد. وهذه المشتتات ليست مجرد إلهاءات عن الوقت الذي يتم استخدامه فيه. إنهم يستخدمون القوة العقلية المرغوبة والعمليات المركزية التي تؤخر بشكل ثانوي قدرتنا على العودة إلى المسار الصحيح.
اكتشفت جلوريا مارك ، الباحثة في جامعة كاليفورنيا في إيرفين ، أن الأمر يستغرق في المتوسط 23 دقيقة و 15 ثانية حتى تصل أدمغتنا إلى ذروة حالة التركيز بعد الانقطاع. نعم ، لقد قرأت ذلك بشكل صحيح - الإلهاءات مكلفة ، وعرضة للخطأ ، ولا تحقق فائدة تذكر خارج نطاق الأنا عند تلقي إعجاب جديد على ملفك الشخصي على وسائل التواصل الاجتماعي.
يجب أن تطبق الاجتماعات سياسة عدم استخدام الهاتف ، ويجب تعيين مكالمات الفيديو الجماعية على متصفحها الخاص دون فتح علامات تبويب أخرى ، كما يجب إيقاف تشغيل جميع التحديثات والإشعارات ومطالبات البريد الإلكتروني فورًا ، إن أمكن ، للتخلص من جميع عوامل التشتيت أثناء الاجتماع .
هذه مجرد أمثلة قليلة لكيفية تحسين بيئتنا لتسهيل أعلى مستويات الاتصال داخل مكان العمل.
الأعمال أعلى صوتا من الكلمات
لا يجب أن يكون التواصل الفعال في مكان العمل تحديًا ، ولكن يجب أن يكون مقصودًا. يمكن للمعرفة أن تأخذنا بعيدًا فقط ، ولكن مرة أخرى ، معرفة شيء ما مختلف تمامًا عن وضعه موضع التنفيذ.
تمامًا مثل ركوب الدراجة ، كلما فعلت ذلك كثيرًا ، أصبح الأمر أسهل. خبراء الاتصال هم مستمعون رائعون ، مما يسمح لهم بأن يكونوا متصلين فعالين في مكان العمل وفي الحياة. إذا كنت تريد حقًا امتلاك اتصالاتك ، فيجب عليك تنفيذ هذه المعلومات اليوم وتعلم كيفية تحسين مهارات الاستماع لديك.
اختر كلماتك بعناية ، واستمع باهتمام ، والأهم من ذلك كله ، أن تكون حاضرًا في الوقت الحالي - لأن هذا هو ما يفعله خبراء الاتصال ، ويمكنك فعل ذلك أيضًا!
المراجع
| [1] | ^ | NCBI: Listening Effort: How the Cognitive Consequences of Acoustic Challenge Are Reflected in Brain and Behavior |
| [2] | ^ | NCBI: The Influences of Emotion on Learning and Memory |
| [3] | ^ | NCBI: Brain Mechanisms Underlying Human Communication |
| [4] | ^ | NCBI: Body language in the brain: constructing meaning from expressive movement |
| [5] | ^ | NCBI: The Role of the Human Mirror Neuron System in Supporting Communication in a Digital World |
| [6] | ^ | Donald Bren School of Information and Computer Sciences: The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress |