طريقة خالية من الإجهاد لتحديد أولويات المهام وإنهاء الانشغال
الفوز في لعبة الحياة ليس بالأمر السهل دائمًا.
إذا كنت مثل غالبية الناس ، فمن المحتمل أنك معتاد على الكفاح من أجل تعلم أشياء جديدة والقيام بمهامك اليومية ومتطلباتك.
على سبيل المثال ، هل تجد صعوبة منتظمة في متابعة مهام عملك ومشاريعك؟
وماذا عن حياتك الشخصية؟ هل تتمكن من مواكبة أموالك مثل الإقرارات الضريبية؟
لحسن الحظ ، إذا كنت تشعر حاليًا أنك مشغول طوال الوقت وتكافح لإيجاد الوقت الكافي للقيام بالأشياء التي تحتاجها وتريد القيام بها - فلدي حل مناسب لك.
يتعلق الأمر بكيفية تحديد أولويات مهامك.
إذا فهمت هذا بشكل خاطئ ، فستكون دائمًا ضحية الانشغال ؛ احصل على هذا بشكل صحيح ، وستصبح خبيرًا في الإنتاجية وتحقق أهدافك وأحلامك.
فهل أنت مستعد لتجد طريقك للخروج من الانشغال؟
ان كان الجواب نعم، فتابع القراءة…
تحديد أولويات المهام بطريقة البنية الفوقية
دعني أخمن ، ربما تتساءل ما هي بالضبط طريقة البنية الفوقية؟
حسنًا ، إنه سؤال عادل ، لأن هذه الطريقة ليست شيئًا يتم تدريسه عادةً في المدرسة أو الكلية. (على الرغم من أنني أعتقد أنه يجب أن يكون كذلك بالتأكيد).
ببساطة ، طريقة البنية الفوقية هي طريقة لقياس قيمة كل مهمة من مهامك - مما يتيح لك ترتيبها بسرعة وسهولة في ترتيب الأهمية.
لقد استخدمت طريقة البنية الفوقية لسنوات عديدة ، وقد ثبت أنها فعالة ومفيدة بشكل لا يصدق في كل من عملي وحياتي الشخصية. على سبيل المثال ، كرائد أعمال مع زوجة وطفلين ، من الضروري أن أدير وقتي لضمان إنجاز كل ما يتعلق بالعمل ، حتى يكون لدي وقت فراغ كافٍ للاستمتاع به مع عائلتي.
أتذكر عندما أطلقت Lifehack في عام 2005. لقد أنشأت موقع الويب لمشاركة الاختراقات الإنتاجية لجعل الحياة أسهل. لأكون صادقًا ، في البداية ، فوجئت قليلاً بالنجاح المذهل للموقع. في غضون سنوات قليلة من إنشائها ، نمت لتصبح واحدة من أكثر مواقع الويب المتعلقة بالإنتاجية والصحة ونمط الحياة قراءة في العالم - مع أكثر من 12 مليون قارئ شهريًا. أنا متأكد من أنه يمكنك تخيل مقدار التحديات التي واجهتها شخصيًا كمؤسس ومدير تنفيذي لمثل هذه الشركة سريعة النمو.
ومع ذلك ، عندما يكون هناك تحد ، هناك حل!
في هذه الحالة بالذات ، لمساعدتي في إدارة عبء العمل الزائد ، قمت بإنشاء طريقة البنية الفوقية. لم يساعدني هذا فقط في أداء مهامي ، ولكنه ساعدني أيضًا على تقليل التوتر وإعادة التوازن بين العمل والحياة الخاصة بي. وكما سترى ، يمكن أن تفعل الشيء نفسه بالنسبة لك.
إليك كيفية السيطرة على وقتك وتحقيق ما تريد ...
أول شيء يجب معرفته هو أن كل مهمة تحتوي على ثلاثة مكونات:
- النية: لماذا تفعل ذلك
- القيمة: الفوائد التي تجلبها لك هذه المهمة
- التكلفة: ما عليك التخلي عنه أو استثماره لتحقيق القيمة (في الموارد ، والوقت الذي تقضيه ، وما إلى ذلك)
لتكون قادرًا على تحديد المهام المناسبة للتركيز عليها - وقضاء الوقت المناسب في تنفيذها - ستحتاج إلى معرفة كيفية تقييمها.
وهنا يأتي دور طريقة البنية الفوقية.
تساعدك هذه الطريقة الشاملة على وضع مهامك وأفعالك في منظورها الصحيح. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب كتابًا ، فيمكنك استخدام الطريقة لتخطيط كتابك وكتابته وتحريره ونشره والترويج له. للقيام بذلك بنجاح ، ستحتاج إلى معرفة الإجراءات التي يجب اتخاذها في كل خطوة على الطريق - بدءًا من فكرتك الأولية وانتهاءً بكتابك الذي يصل إلى رقم 1 على مخططات Amazon!
يسعدني أن أقول إن طريقة البنية الفوقية سهلة الفهم والتنفيذ. ما عليك سوى اتباع أربع خطوات بسيطة:
الخطوة 1: ابدأ بنوايا واضحة
ضع في اعتبارك جميع المهام التي لديك وفكر للحظة في سبب حاجتك للقيام بها.
اسأل نفسك لكل مهمة:
- ما الفائدة التي سأحصل عليها من هذه المهمة؟
- هل سيساعدني هذا الإجراء في إحراز تقدم نحو هدفي أو هدف شركتي هذا الأسبوع؟
لإعطائك مثالاً على كيفية القيام بذلك ، ضع في اعتبارك مهمة مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
هذه مهمة ستساعدك على مواكبة ما يجري في شركتك ، بالإضافة إلى السماح لك بمشاهدة طلبات العمل والمهام المخصصة لك. إنها مهمة ستفيدك أنت وشركتك عندما تُدار بشكل صحيح.
الخطوة 2: حدد قيمة المهمة
الخطوة التالية هي فرز قائمة المهام الخاصة بك إلى فئة واحدة من ثلاث فئات. سيعتمد المكان الذي تختاره لوضعها على هدفك.
- يجب أن تمتلك: حاسمة للغاية لتحقيق الهدف. بدونها ، فإن النتيجة لا معنى لها.
- يجب أن يمتلك: مهم ولكن ليس حرجًا. ومع ذلك ، فإن تركها قد يقلل من تأثير النتيجة النهائية.
- من الجيد امتلاكه: امتلاكه أمر جيد ، ولكن عدم تضمينه لن يكون له أي تأثير سلبي على هدفك.
اسمحوا لي أن أحيي هذا بمثال يمكنك أن تتصل به.
يجب أن تقدم إلى مديري شركتك العمل الذي قام به فريقك في الربع الأخير.
- يجب أن يكون لديك: قم بإنشاء عرض PowerPoint تقديمي يوضح بالتفصيل المهام الرئيسية والمشاريع التي حققها فريقك خلال الربع الأخير. بالإضافة إلى ذلك ، خصص وقتًا للتدرب على التحدث خلال العرض التقديمي باستخدام الشرائح.
- يجب أن يكون لديك: تعليقات من فريقك تسلط الضوء على المعالم والإنجازات المهمة من الربع الأخير. يمكنك طلب هذه التعليقات برسالة بريد إلكتروني ، ولكن اطلب المزيد من المدخلات التفصيلية عبر اجتماعات فردية.
- من الجيد امتلاكه: حان الوقت للتفكير في الطريقة التي تريد تقديمها لمديرك والتركيز الذي تريد نقله. قد ترغب أيضًا في قضاء بعض الوقت في الدردشة مع زملائك للحصول على مدخلاتهم في عرضك التقديمي.
الخطوة التالية هي تحديد كل مهمة من هذه المهام في شيء تقوم بترتيبه باستخدام الأرقام.
يمكنك القيام بذلك عن طريق تعيين قيمة رقمية لكل مهمة من مهامك. كلما زاد الرقم ، زادت أهميته / إلحاحه / قيمته.
لتسهيل تصور ذلك ، لا نستخدم مقياسًا خطيًا مثل 1 إلى 10 ، بدلاً من ذلك ، نستخدم مجموعة من أرقام فيبوناتشي (1 ، 2 ، 3 ، 5 ، 8 ، 13 ، 21 ، إلخ) التي تُنشئ بشكل طبيعي فاصل زمني أكبر بين الأرقام.
لذلك ، باستخدام المثال أعلاه ، يمكنك اختيار ترتيب المهام على النحو التالي:
يجب أن:
- قم بإنشاء عرض تقديمي باستخدام PowerPoint (القيمة 13).
- اقض بعض الوقت في التدرب على عرضك التقديمي (القيمة 8).
يجب ان
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى فريقك لطلب التعليقات حول المهام والمشاريع والإنجازات المهمة خلال الربع الأخير (القيمة 5).
- قابل أعضاء الفريق بشكل فردي إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التفاصيل حول أي من ملاحظاتهم (القيمة 3).
حسن أن يكون
- حان الوقت للتفكير في الطريقة التي تريد بها تقديم عمل فريقك إلى مديرك (القيمة 2).
- حان الوقت للقاء الزملاء للحصول على مساهماتهم في الشكل الذي سيبدو عليه العرض التقديمي وصوته (القيمة 1)
الخطوة 3: تقييم تكلفة المهمة وتحديد أولوياتها
بعد النظر في أولوية كل مهمة ، فإن الخطوة التالية هي تقييم تكلفة كل مهمة - على وجه التحديد تكلفة الوقت.
أنا متأكد من أنك تستطيع أن تتخيل ، بعض المهام صعبة وتتطلب تركيزًا شديدًا أو ربما حتى مساعدة خارجية. ينعكس تعقيد أو صعوبة المهمة في الوقت المطلوب لإكمالها.
لحساب تكاليف الوقت ، أقترح عليك عمل تقدير تقريبي للمدة التي ستستغرقها كل مهمة. يعمل هذا بشكل أفضل إذا قسمت الوقت إلى فترات نصف ساعة.
0.5 ، 1 ، 1.5 ، 2 ، 2.5 ، 3
لا أوصي بأن يكون لديك مهمة أطول من 3 ساعات. وذلك لأن أي وقت أطول من هذا يشير إلى أن مهمتك ربما تكون كبيرة جدًا وستستفيد من تقسيمها إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها.
الآن هنا حيث يصبح الأمر ممتعًا ...
بمجرد معرفة القيمة والتكاليف الزمنية لمهامك ، يمكنك حساب النتيجة النهائية لكل مهمة - والتي ستمكنك بعد ذلك من تحديد أولويات مهامك من الأعلى إلى الأدنى.
كيف تحسب النتيجة النهائية؟
ما عليك سوى قسمة قيمة المهمة على تكلفة الوقت.
الخطوة 4: جدولة المهام
من خلال معرفة أولوية مهامك والوقت التقريبي الذي سيستغرقه كل واحد منهم لإكماله ، لديك الآن مفاتيح لاتخاذ إجراءات إيجابية ومثمرة.
والخبر السار هو أنه حقًا بسيط للغاية.
تحتاج فقط إلى جدولة مهامك على مخطط أسبوعي - اختيار أي يوم وفي أي وقت يجب أن تتعامل مع كل مهمة.
بمجرد أن تبدأ في اتباع طريقة البنية الفوقية هذه ، ستتغلب بسرعة على أي شعور بالإرهاق. هذا لأنه سيكون لديك دائمًا خطة أسبوعية منظمة تتيح لك التحكم في وقتك وتحقيق أهدافك.
وهناك المزيد من الأخبار الجيدة ...
بعد فترة من اتباع طريقة البنية الفوقية ، ستلاحظ أنك بدأت في إنشاء روتين قوي لبعض المهام المتكررة مثل عقد اجتماعات منتظمة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. وتعتبر الإجراءات الروتينية طريقة رائعة لتوفير الوقت والطاقة ، حيث تساعدك على أتمتة مهامك وتبقيك بعيدًا عن الانحرافات.
أنت جديد
بمجرد اعتماد أسلوب البنية الفوقية والبدء في تحديد أولويات المهام في حياتك اليومية ، سترى مكافآت كبيرة.
سيتضمن ذلك قفزة هائلة في إنتاجيتك ومخرجات عملك. ستشعر أيضًا بقدر أقل من التوتر والإرهاق ، مما يمنحك الوقت والطاقة لتكون أكثر تعبيرًا وإبداعًا.
فقط تخيل…
الجديد الذي يمكنك القيام به مع التمتع بصحة عقلية وجسدية أفضل ، والمزيد من وقت الفراغ للقيام بالأشياء التي تحبها.
هذا ليس بعض الخيال. هذه هي الحياة التي أحياها الآن. وهي الحياة التي يمكنك أن تعيشها أيضًا إذا وضعت طريقة البنية الفوقية موضع التنفيذ.
الشيء الوحيد الذي ستخسره من خلال تطبيق التقنيات هو عملك!